Managemen Sistem dan Evaluasi Sistem

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar belakang masalah

Sebagai mana yang telah di sebutkan dalam pertemuan sebelumnya, mengenai tentang masalah Sistem Informasi Managemen dalam bahasan kali ini kami ingin sedikit membahas tentang masalah Managemen Sistem dan Evaluasi Sistem, sedikit membicarakan mengenai Managemen Sistem dan Evaluasi Sistem tersebut sangat berpengaruh dalam kehidupan kita masing-masing untuk menuju ke arah teknologi masa depan.

2. Rumusan Masalah

1. Apa Managemen Sistem dan Evaluasi Sistem ?
2. Apa Pentingnya Managemen Sistem dan Evaluasi Sistem ?

    C. Tujuan

1. Mengerti Managemen Sistem dan Evaluasi Sistem
2. Paham akan Managemen Sistem dan Evaluasi Sistem
3. Mengerti apa yang di maksud Managemen Sistem dan Evaluasi Sistem

BAB II

ISI

1. Managemen Sistem

Dalam suatu organisasi, tanggungjawab manajemen sesudah implementasi sistem berjalan dalam operasional keseharian adalah mengelola sistem untuk mencapai produktivitas optimal. Kegiatan manajemen yang penting dalam kaitan ini adalah

o Monitoring pelaksanaan sistem

o Memelihara sistem agar tetap berjalan sesuai tujuan

Monitoring merupakan aktivitas pemantauan yang dilakukan secara kontinyu, langkah ini dimaksudkan untuk melihat bagaimana suatu sistem (terutama sistem yang baru) berjalan, sehingga apabila terjadi penyimpangan dapat dilakukan koreksi secara langsung. Penyimpangan yang terjadi mungkin bukan pada suatu sistem secara keseluruhan (bila desainnya sudah baik) tapi pada tataran operasional baik karena kelemahan Sumber Daya Manusia, maupun pada perangkat sistem lainnya baik unsur hardware maupun software

Disampaing upaya memonitor sistem, upaya memelihara sistem agar sesuai dengan tujuan penggunaannya juga merupakan aspek penting lainnya dalam mengelola sebuah sistem. Langkah pemeliharaan menuntut adanya akhli yang menguasai bagaimana beroperasinya sebuah sistem, hal ini dimaksudkan agar pemeliharaan benar-benar fokus pada sistem secara keseluruhan, meskipun penganalisisannya bisa dilakukan dengan metode factoring sistem.

Apabila dalam suatu organisasi tidak terdapat akhli sistem/analis sistem, maka sebaiknya dilakukan audit sistem secara periodik dengan interval waktu sesuai pertimbangan kebutuhan dan dana yang tersedia, karena memanfaatkan tenaga akhli biasanya memerlukan dana cukup besar. Adapun tipe-tipe audit antara lain :

1. Post-implementation Audit. Yaitu audit yang dilakukan sesudah sistem dilaksanakan sepenuhnya, dengan tujuan untuk mengidentifikasi apakah yang terjadi sesungguhnya sesuai dengan apa yang diperkirakan/diproyeksikan dalam tahap pengembangan /perancangan, oleh karena itu analis sistem yang terlibat dalam desain dan implementasi sistem tidak melakukan audit ini, melainkan sebaiknya menggunakan jasa konsultan lain agar hasilnya bisa obyektif
2. Routine-operation Audit. Yaitu audit yang dilakukan oleh pengawas yang sudah ditunjuk oleh sistem itu sendiri. Dalam sistem yang tidak terlalu besar, audit ini biasanya dilakukan oleh analis atau programer pemelihara.
3. Financial Audit. Yaitu periksaan yang berkaitan dengan laporan keuangan organisasi, untuk kemudian memberikan opini tentang kewajaran dan kesesuaian dengan dengan prinsip-prinsip akuntansi yang umum.
4. System Audit. Yaitu suatu pemeriksaan terhadap sistem secara keseluruhan, biasanya mencakup unsur-unsur :
   1. Desain dan logika sistem
   2. Logika pemrograman, sistem operasi dan komputer
   3. Desain konfigurasi komputer
   4. Operasi komputer
   5. Sistem backup
   6. Keamanan dan prosedur pengawasan
   7. Dokumentasi

Secara umum prinsisp dasar dalam pemeriksaan sistem adalah unsur kelengkapan dan efektivitas pengawasan dalam pelaksaan sistem yang beroperasi dalam suatu organisasi.

2. Evaluasi Sistem

Evaluasi sistem merupakan langkah penting bagi kontinuitas suatu organisasi, mengingat perubahan yang sangat cepat baik dalam dimensi internal maupun eksternal. Perubahan-perubahan yang terjadi perlu diadaptasi dengan tepat, dan untuk itu suatu sistem perlu dievaluasi dalam kaitan lingkungan organisasi yang lebih luas

Menurut Phi Delta Kappa delineating, obtaining, and providing useful information for judging decision alternatives. Dengan mengacu pada pengertian evaluasi sebagaimana dikemukakan dimuka, dapat ditarik beberapa esensi dari evaluasi yaitu bahwa evaluasi merupakan suatu kegiatan yang berkesinambungan guna memberikan penjelasan terhadap obyek yang dievaluasi, upaya menjelaskan dilakukan dengan pemerolehan data-data tentang obyek evaluasi dengan mengacu pada kriteria/indikator obyek yang telah ditentukan.

Data-data yang diperoleh kemudian diolah sehingga dapat menjadi suatu informasi yang berguna dalam pembuatan keputusan. Keputusan – keputusan dalam kenyataannya banyak sekali kemungkinan-kemungkinannya, oleh karena itu apa yang dilakukan oleh aktivitas evaluasi dapat membantu mempertajam pemilihan keputusan yang akan diambil. Menurut Prof Abin Syamsuddin dalam tulisannya Penilaian Program Pendidikan mengemukakan bahwa seyogyanya penilaian program pendidikan memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

i. Berorientasi pada tujuan

ii. Bersifat komprehensif

iii. Menggunakan berbagai pendekatan

iv. Serasi dan berkesinambungan

v. Berfungsi ganda (untuk berbagai keperluan)

vi. Berorientasi pada kriteria keberhasilan

Dengan memperhatikan syarat-syarat tersebut nampak jelas bahwa evaluasi perlu dilakukan secara cermat agar dapat diperoleh suatu informasi yang tepat, akurat dan bermanfaat bagi suatu perbaikan pelaksanaan program/sistem atau penggantian sistem/program yang lebih memungkinkan guna mencapai tingkat efektivitas yang tinggi, hal ini juga berarti posisi evaluasi sangat penting dalam suatu sistem.

Dilihat dari tingkat kepentingannya evaluasi dapat dikelompokan ke dalam evaluasi imperatif yakni evaluasi yang dapat menyatakan pentingnya implementasi dan operasional sistem baru,dan evaluasi desireable yaitu evaluasi berkaitan dengan unsur-unsur yang dibutuhkan dalam suatu sistem akan tetapi tidak mendesak.

Terdapat beberapa model dalam evaluasi sistem yaitu :

• I-P-O (Input-Proses-Output)
• I-P-O-I (Input-Proses-Output-Impact)
• C-I-P-O-I (Context-Input-Proses-Output-Impact)
• 3P(Program-Process-Product)

model-model tersebut pada dasarnya dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan dan tujuan evaluasi yang telah ditentukan, yang penting evaluasi yang dilakukan harus mengarah pada upaya perbaikan dalam kinerja organisasi dalam hal efektivitas dan efisiensi atau produktivitas organisasi, terlebih-lebih bagi suatu organisasi bisnis.

3. Tujuan Evaluasi

Pada dasarnya tujuan evaluasi adalah untuk menilai bagaimana pelaksanaan suatu program baik itu dalam penerapan sistem baru maupun melihat efektivitas dan efisiensi pelaksanaan sistem yang sudah berjalan. Dengan langkah ini pimpinan suatu organisasi akan dapat menentukan langkah-langkah yang diperlukan agar pelaksanaan suatu kegiatan dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Disamping itu dalam kaitannya denga delegasi wewenang evaluasi juga dapat digunakan untuk melihat bagaimana akuntabilitas para pegawai dalam mengimplementasikan suatu sistem atau program/kebijakan yang telah digariskan, disamping itu evaluasi juga dapat menjadi sarana untuk memonitor seluruh kegiatan organisasi dengan maksud untuk melakukan perbaikan yang diperlukan.

Adapun alasan-alasan melakukan evaluasi (program) dalam suatu organisasi menurut Emil J. Posavac dalam bukunya Program evaluation: Methods and case studies (1992) adalah :

1. fulfillment of accreditation requirement

2. accounting for fund

3. answering requests for information

4. choosing among possible program

5. assisting staff in program developement and improvement

6. learning about unintended effects of programs